Case study

Każda firma, niezależnie od wielkości czy profilu działalności, mierzy się na co dzień z wieloma wyzwaniami. Jednymi z nich są: zarządzanie, analiza i przygotowywanie danych czy optymalizacja procesów. Może się to jednak wiązać z różnymi przeszkodami i problemami. Jakie to problemy i w jaki sposób można im zaradzić? Sprawdź!

Czasochłonne przygotowywanie danych

Problem

Żmudne i czasochłonne przygotowywanie danych do rozliczeń 500+, pracowników pracujących za granicą na umowę zlecenie (naliczanie wypłat i ich korekt).
Problem powstawania różnic kursowych przy rozliczeniach wypłat (podziale płatności) oraz aktualizacja błędnych kursów dla zapisów bankowych.

Przyjęte rozwiązania
Przygotowanie dedykowanej aplikacji do seryjnego naliczania wypłat, w oparciu o nowo zdefiniowane elementy wypłat w systemie ERP Optima oraz dedykowanych arkuszy Excel o określonej strukturze. Arkusz zawiera wszystkie wymagane dane do prawidłowego naliczania wypłat. W aplikacji stworzono mechanizm mapowania pól z arkusza Excel względem zdefiniowanych elementów wynagrodzenia w systemie ERP Optima (elementy wypłaty).

Przygotowanie dedykowanego rozwiązania dla seryjnej zmiany kursu oraz wartości dla zapisów bankowych w ERP Optima.

Przygotowanie dedykowanej aplikacji do automatycznego wykonania podziału płatności oraz ich rozliczenia z zapisami kasowo-bankowymi dla wybranych pozycji z listy preliminarza płatności w ERP Optima.

Rezultat
Przygotowane rozwiązania realnie wpłynęły na czas i szybkość przygotowywania danych w ERP Optima. Przynajmniej o połowę została przyspieszona praca związana z przygotowaniem danych.

Nieprawidłowa gospodarka magazynowa

Problem
Brak prawidłowej gospodarki magazynowej, która znacząco wpływa na podstawowe elementy funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz komunikację pomiędzy oddziałami. Brak prawidłowej informacji odnośnie realnych stanów magazynowych powoduje chaos oraz dezorientacją odnośnie aktualnie posiadanego asortymentu do sprzedaży.
Brak optymalnego rozwiązania dla przedstawicieli handlowych znacząco wydłuża proces obsługi i realizacji zamówień od klientów.

Kluczowym elementem jest zmiana sposobu rozliczania magazynu metodą AVCO, zamiast FIFO. Dodatkowym wyzwaniem jest migracja wystawionych już dokumentów handlowych i magazynowych do nowo wykreowanej bazy firmowej, które rzutują na obecny stan magazynowy w poszczególnych oddziałach.

Dodatkowym problemem jest znaczna ilość kartotek towarowych, które określają ten sam asortyment kilka razy.

Przyjęte rozwiązania
Analiza bazy konfiguracyjnej pod kątem ustawień oraz ich modyfikacji.

Wykreowanie nowej bazy firmowej w celu zmiany sposobu rozliczania magazynu metodą AVCO, wprowadzenie bilansu otwarcia magazynu na podstawie zeszłorocznej inwentaryzacji.

Przygotowanie dedykowanej aplikacji do seryjnej zmiany informacji w plikach
XML, zawierających dane odnośnie dokumentów handlowych ze starej bazy (dodatkowo modyfikowała kody towarowe na podstawie mapowania w pliku Excel). Dzięki tej modyfikacji możliwy był chronologiczny import dokumentów handlowych oraz uwzględnienie bieżącej sprzedaży w zasobach magazynowych dla poszczególnych oddziałów.

Wprowadzenie automatycznej wymiany informacji z bankiem, poprzez usługę Web Service, w postaci automatycznego importu i eksportu zapisów kasowo-bankowych.

Wprowadzono rozwiązania mobilne dla przedstawicieli handlowych w celu szybszej obsługi zamówień od klientów.

Dodatkowo w obszarze księgowości wprowadzono nowe schematy księgowań oraz uporządkowano plan kont.

Rezultat
Przygotowane rozwiązania oraz wdrożone modyfikacje realnie wpłynęły na kluczowe i podstawowe elementy w obszarze gospodarki magazynowej. Znacząco usprawniły wprowadzanie danych oraz pracę w systemie ERP Optima. Dzięki wprowadzeniu rozwiązań mobilnych dla przedstawicieli handlowych, praca ludzi w terenie zaowocowała możliwością szybkiej obsługi i realizacji zamówień klientów.

Brak narzędzi do szybkiej aktualizacji danych

Problem
Brak usprawnienia procesów w firmie oraz brak dostępu do dodatkowych informacji dla użytkowników systemu ERP Optima, które znacząco wpływają na wydajność i szybkość pracy poszczególnych działów. Brak narzędzi do szybkiej aktualizacji danych w ERP Optima oraz kalkulowania różnych wartości w różnych obszarach (logistyka, produkcja).

Przyjęte rozwiązania
Przygotowanie dedykowanej aplikacji do seryjnej aktualizacji marży i cen dla wybranych kartotek towarowych na podstawie arkusza Excel.

Przygotowanie dedykowanego mechanizmu do seryjnej aktualizacji kategorii na dokumentach WZ.

Przygotowanie dedykowanego mechanizmu do obliczania nowej wartości wyrobu gotowego na podstawie aktualizacji składników receptury dla dokumentów przyjęć wewnętrznych.

Przygotowanie dedykowanych kolumn na różnych listach w systemie, służących do różnorodnych kalkulacji oraz pokazania informacji.

Modyfikacja różnorodnych wydruków / raportów dla kadry zarządzającej.

Rezultat
Przygotowane rozwiązania realnie wpłynęły na usprawnienie procesów w firmie. Dzięki różnorodnym rozwiązaniom produktywność pracowników wzrosła w dużym stopniu, co w rezultacie przełożyło się na większe możliwości związane z obsługą zamówień i dostaw. Dzięki raportom dla kadry zarządzającej można dokonywać analiz znacznie szybciej i bardziej szczegółowo.

🎄✨Jak zoptymalizować święta – lekcje z biznesowej codzienności 🎄✨

Święta to czas, który kojarzy się z rodzinnym ciepłem, odpoczynkiem i magią – ale dla wielu z nas także z chaosem, stresem i długimi listami rzeczy do zrobienia. Zaskakujące, jak wiele możemy nauczyć się o świątecznej organizacji, analizując procesy optymalizacyjne, które stosujemy w firmach.

Oto kilka wskazówek, jak usprawnić święta, inspirowanych praktykami biznesowymi:

1. Planowanie to podstawa – jak w ERP

W firmach korzystamy z systemów ERP, które pozwalają nam kontrolować procesy od zaopatrzenia po sprzedaż. Dlaczego nie zastosować tego samego podejścia do organizacji świąt?

Stwórz harmonogram przygotowań: co kupić, kiedy upiec ciasta, kto jest odpowiedzialny za dekoracje.
Użyj aplikacji do zarządzania zadaniami, takich jak Trello czy Notion, aby podzielić zadania między członków rodziny.

2. Priorytetyzacja zadań – jak w projektach IT

W firmach stosujemy metodologię Agile, by skupić się na najważniejszych zadaniach. W święta też warto zastanowić się, co jest kluczowe.

Zamiast 12 dań zrób 6, ale takie, które wszyscy uwielbiają.
Zamiast sprzątać każdy zakamarek domu, skup się na tych miejscach, które naprawdę są używane.

3. Automatyzacja i outsourcing

W biznesie automatyzacja i delegowanie zadań oszczędza czas i zasoby. W święta możesz:

Zamówić część potraw zamiast gotować wszystko samodzielnie.
Skorzystać z usług online do kupna prezentów i dekoracji.
Zaangażować dzieci w prostsze zadania, takie jak układanie ozdób.

4. Budżet i analiza danych

Każda firma dba o koszty, analizując ROI (zwrot z inwestycji). Podobnie w święta:

Ustal budżet na prezenty, jedzenie i dekoracje, by nie martwić się finansami w styczniu.
Oceń, co w poprzednich latach było niepotrzebnym wydatkiem (czy ktoś naprawdę pamiętał o tym dodatkowym stroiku?).

5. Feedback i ciągłe doskonalenie

W firmach zawsze analizujemy projekty po ich zakończeniu, by wyciągnąć wnioski na przyszłość. Po świętach możesz zrobić to samo:

Zastanów się, co się sprawdziło, a co było źródłem stresu.
Porozmawiaj z bliskimi, co im się podobało i jak można coś poprawić.

Święta jak dobrze zarządzany projekt

Optymalizacja nie oznacza pozbawienia świąt ich magii – wręcz przeciwnie. Dzięki świadomemu zarządzaniu czasem, zadaniami i zasobami możesz stworzyć przestrzeń na to, co najważniejsze: chwilę spędzone z rodziną, wspólny śmiech i odpoczynek.

Tak jak w biznesie technologia wspiera człowieka, tak w święta organizacja wspiera radość. W końcu zarówno w firmie, jak i w życiu osobistym, najważniejsze są relacje i wspólne chwile. 🎄✨