Blog

Każda firma, niezależnie od wielkości czy profilu działalności, mierzy się na co dzień z wieloma wyzwaniami. Jednymi z nich są: zarządzanie, analiza i przygotowywanie danych czy optymalizacja procesów. Może się to jednak wiązać z różnymi przeszkodami i problemami. Jakie to problemy i w jaki sposób można im zaradzić? Sprawdź!

Gotowość do wdrożenia systemu IT

Zanim klikniesz „zamów”, zrób jedną rzecz

W poprzednim wpisie pisałam o tym, że integracja systemów informatycznych to dopiero połowa sukcesu. Bo nawet najlepsze oprogramowanie nie działa, jeśli… nie działa firma.

Dziś chcę pokazać, od czego warto zacząć zmianę, zanim zainwestujesz czas i pieniądze we wdrożenie nowego systemu ERP, CRM, narzędzia do ewidencji czasu pracy czy fakturowania.

Zanim wybierzesz system – zatrzymaj się i zapytaj

Bardzo często słyszę:
„Potrzebujemy lepszego systemu.”
Ale rzadziej słyszę:
„Wiemy dokładnie, co nie działa w obecnych procesach.”

Tymczasem brak dobrej diagnozy to jeden z najczęstszych powodów, dla których wdrożenia się przeciągają, nie spełniają oczekiwań lub po prostu… nie działają.

Dlatego stworzyłam prostą checklistę – zbiór 10 pytań, które pomagają sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie systemu IT.

Checklista: czy jesteśmy gotowi na zmianę?

Nie chodzi tu o kwestie techniczne (serwery, licencje), ale o fundamenty organizacyjne i komunikacyjne:

Czy wiesz, dlaczego chcesz wdrożyć nowy system?
Czy spisałeś, co konkretnie dziś nie działa – z punktu widzenia zarządu i pracowników?
Czy masz zespół, który będzie odpowiedzialny za kontakt z partnerem wdrożeniowym?
Czy pracownicy wiedzą, że coś się zmieni – i dlaczego ta zmiana jest potrzebna?
Czy wiesz, jakie procesy można zautomatyzować, a jakie nadal warto prowadzić ręcznie?

Zespół = sukces (lub porażka) każdego wdrożenia

Prawdziwa transformacja zaczyna się nie od systemu, ale od ludzi.
To oni codziennie pracują na danych, dokumentach, raportach.
To oni poczują różnicę – na plus albo na minus – gdy wdrożysz coś nowego.

Dlatego rozmowa z zespołem przed wyborem systemu to nie „ładny gest”. To fundament każdej zmiany.

Rola Partnera Comarch: doradztwo, nie tylko instalacja

Dobry partner wdrożeniowy (np. Partner Comarch) nie tylko instaluje systemy, ale wspiera cały proces zmiany:

pomaga zidentyfikować, co naprawdę wymaga zmiany,
podpowiada, które procesy można usprawnić,
przygotowuje zespół na wdrożenie (szkolenia, komunikacja, wsparcie),
proponuje rozwiązania dostosowane do specyfiki branży (usługi, magazyn, produkcja).

Pobierz checklistę i zrób pierwszy krok

Zanim złożysz zapytanie ofertowe albo podejmiesz decyzję o nowym systemie – sprawdź swoją gotowość.

Checklista wdrożenie systemu

Podsumowanie:

Nowy system nie rozwiąże starych problemów, jeśli ich wcześniej nie nazwiesz.
Wdrożenie zaczyna się od pytania: co dziś działa źle – i dlaczego?
Dobrze przygotowana firma + świadomy partner wdrożeniowy = skuteczna zmiana.

Czasochłonne przygotowywanie danych

Problem

Żmudne i czasochłonne przygotowywanie danych do rozliczeń 500+, pracowników pracujących za granicą na umowę zlecenie (naliczanie wypłat i ich korekt).
Problem powstawania różnic kursowych przy rozliczeniach wypłat (podziale płatności) oraz aktualizacja błędnych kursów dla zapisów bankowych.

Przyjęte rozwiązania
Przygotowanie dedykowanej aplikacji do seryjnego naliczania wypłat, w oparciu o nowo zdefiniowane elementy wypłat w systemie ERP Optima oraz dedykowanych arkuszy Excel o określonej strukturze. Arkusz zawiera wszystkie wymagane dane do prawidłowego naliczania wypłat. W aplikacji stworzono mechanizm mapowania pól z arkusza Excel względem zdefiniowanych elementów wynagrodzenia w systemie ERP Optima (elementy wypłaty).

Przygotowanie dedykowanego rozwiązania dla seryjnej zmiany kursu oraz wartości dla zapisów bankowych w ERP Optima.

Przygotowanie dedykowanej aplikacji do automatycznego wykonania podziału płatności oraz ich rozliczenia z zapisami kasowo-bankowymi dla wybranych pozycji z listy preliminarza płatności w ERP Optima.

Rezultat
Przygotowane rozwiązania realnie wpłynęły na czas i szybkość przygotowywania danych w ERP Optima. Przynajmniej o połowę została przyspieszona praca związana z przygotowaniem danych.

Nieprawidłowa gospodarka magazynowa

Problem
Brak prawidłowej gospodarki magazynowej, która znacząco wpływa na podstawowe elementy funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz komunikację pomiędzy oddziałami. Brak prawidłowej informacji odnośnie realnych stanów magazynowych powoduje chaos oraz dezorientacją odnośnie aktualnie posiadanego asortymentu do sprzedaży.
Brak optymalnego rozwiązania dla przedstawicieli handlowych znacząco wydłuża proces obsługi i realizacji zamówień od klientów.

Kluczowym elementem jest zmiana sposobu rozliczania magazynu metodą AVCO, zamiast FIFO. Dodatkowym wyzwaniem jest migracja wystawionych już dokumentów handlowych i magazynowych do nowo wykreowanej bazy firmowej, które rzutują na obecny stan magazynowy w poszczególnych oddziałach.

Dodatkowym problemem jest znaczna ilość kartotek towarowych, które określają ten sam asortyment kilka razy.

Przyjęte rozwiązania
Analiza bazy konfiguracyjnej pod kątem ustawień oraz ich modyfikacji.

Wykreowanie nowej bazy firmowej w celu zmiany sposobu rozliczania magazynu metodą AVCO, wprowadzenie bilansu otwarcia magazynu na podstawie zeszłorocznej inwentaryzacji.

Przygotowanie dedykowanej aplikacji do seryjnej zmiany informacji w plikach
XML, zawierających dane odnośnie dokumentów handlowych ze starej bazy (dodatkowo modyfikowała kody towarowe na podstawie mapowania w pliku Excel). Dzięki tej modyfikacji możliwy był chronologiczny import dokumentów handlowych oraz uwzględnienie bieżącej sprzedaży w zasobach magazynowych dla poszczególnych oddziałów.

Wprowadzenie automatycznej wymiany informacji z bankiem, poprzez usługę Web Service, w postaci automatycznego importu i eksportu zapisów kasowo-bankowych.

Wprowadzono rozwiązania mobilne dla przedstawicieli handlowych w celu szybszej obsługi zamówień od klientów.

Dodatkowo w obszarze księgowości wprowadzono nowe schematy księgowań oraz uporządkowano plan kont.

Rezultat
Przygotowane rozwiązania oraz wdrożone modyfikacje realnie wpłynęły na kluczowe i podstawowe elementy w obszarze gospodarki magazynowej. Znacząco usprawniły wprowadzanie danych oraz pracę w systemie ERP Optima. Dzięki wprowadzeniu rozwiązań mobilnych dla przedstawicieli handlowych, praca ludzi w terenie zaowocowała możliwością szybkiej obsługi i realizacji zamówień klientów.

Dwa systemy informatyczne, jeden problem

Dlaczego integracja systemów to dopiero początek wdrożenia systemu informatycznego w firmie?

W jednej z ostatnich rozmów z kancelarią prawną usłyszałam historię, która powtarza się w wielu firmach usługowych, magazynowych czy produkcyjnych. Organizacja korzysta z dwóch różnych systemów: jeden służy do ewidencji czasu pracy, drugi do wystawiania faktur. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda poprawnie — oba systemy działają. Problem pojawia się jednak dokładnie tam, gdzie procesy powinny się spotkać.

Brak integracji systemów informatycznych w firmie to nie tylko niewygoda. To konkretna strata czasu, pieniędzy i efektywności operacyjnej.

Co się dzieje, gdy systemy „nie rozmawiają” ze sobą?

W omawianej kancelarii pracownicy często uzupełniają czas pracy z dużym opóźnieniem — pod koniec tygodnia, a czasem nawet miesiąca. To z kolei przesuwa moment wystawienia faktury w drugim systemie. W skali kilku klientów wygląda to jeszcze niegroźnie. W skali firmy — może generować:

opóźnione rozliczenia z klientami,
brak aktualnych danych o wykonanej pracy,
błędy i dublowanie danych,
nieefektywne planowanie zasobów,
spadek wydajności całego zespołu.

Dla firm, które świadczą usługi na podstawie czasu pracy, brak zintegrowanego oprogramowania to realne zagrożenie dla płynności operacyjnej i finansowej.

Zintegrowane systemy to dopiero połowa sukcesu

Zintegrowane systemy IT (np. Comarch ERP, CRM, narzędzia do zarządzania czasem pracy i fakturowaniem) umożliwiają automatyzację procesów, eliminację błędów i przyspieszenie przepływu danych. Ale sam fakt ich wdrożenia to nie wszystko.

Nawet najlepsze oprogramowanie nie przyniesie efektu, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak go używać — i nie rozumieją, dlaczego to robią.

Właśnie dlatego tak ważne jest, aby każdemu wdrożeniu towarzyszyło zarządzanie zmianą w firmie.

Rola zespołu i procesów w skutecznym wdrożeniu

Aby wdrożenie przyniosło realną wartość biznesową, należy:

– Zmapować obecne procesy — co działa, co nie działa, co się dubluje?
– Zaangażować zespół już na etapie analizy potrzeb — nie tylko zarząd, ale też pracowników operacyjnych.
– Zdefiniować punkty integracji — czyli miejsca, w których dane muszą płynnie przechodzić między systemami (np. czas pracy → faktura).
– Zadbać o szkolenia i komunikację — by każdy wiedział, co się zmienia i dlaczego.

Partner Comarch jako doradca, nie tylko wykonawca

W takich wdrożeniach kluczową rolę odgrywa Partner Comarch – czyli firma wdrożeniowa, która łączy kompetencje technologiczne z doradztwem procesowym. Dobry partner:

pomaga zidentyfikować wąskie gardła w procesach,
doradza, jak najlepiej zintegrować systemy,
dostosowuje narzędzia do specyfiki branży (usługi, magazyn, produkcja),
wspiera zespół klienta w całym cyklu zmiany – od analizy po wsparcie powdrożeniowe.

Podsumowanie: technologia to nie wszystko

Brak integracji między systemami może zablokować rozwój nawet najbardziej zaangażowanej firmy. Ale samo wdrożenie zintegrowanego systemu ERP, CRM czy narzędzia do ewidencji czasu pracy to dopiero początek.

Prawdziwa zmiana zaczyna się wtedy, gdy:

systemy są dobrze dobrane i zintegrowane,
procesy są przemyślane i spójne,
zespół jest przygotowany, zaangażowany i rozumie sens zmiany.

W kolejnym wpisie opowiem, jak przygotować pracowników do wdrożenia systemów informatycznych, i dlaczego warto zacząć od szczerej analizy obecnych procesów – nie tylko z perspektywy zarządu, ale także pracowników operacyjnych.

Brak narzędzi do szybkiej aktualizacji danych

Problem
Brak usprawnienia procesów w firmie oraz brak dostępu do dodatkowych informacji dla użytkowników systemu ERP Optima, które znacząco wpływają na wydajność i szybkość pracy poszczególnych działów. Brak narzędzi do szybkiej aktualizacji danych w ERP Optima oraz kalkulowania różnych wartości w różnych obszarach (logistyka, produkcja).

Przyjęte rozwiązania
Przygotowanie dedykowanej aplikacji do seryjnej aktualizacji marży i cen dla wybranych kartotek towarowych na podstawie arkusza Excel.

Przygotowanie dedykowanego mechanizmu do seryjnej aktualizacji kategorii na dokumentach WZ.

Przygotowanie dedykowanego mechanizmu do obliczania nowej wartości wyrobu gotowego na podstawie aktualizacji składników receptury dla dokumentów przyjęć wewnętrznych.

Przygotowanie dedykowanych kolumn na różnych listach w systemie, służących do różnorodnych kalkulacji oraz pokazania informacji.

Modyfikacja różnorodnych wydruków / raportów dla kadry zarządzającej.

Rezultat
Przygotowane rozwiązania realnie wpłynęły na usprawnienie procesów w firmie. Dzięki różnorodnym rozwiązaniom produktywność pracowników wzrosła w dużym stopniu, co w rezultacie przełożyło się na większe możliwości związane z obsługą zamówień i dostaw. Dzięki raportom dla kadry zarządzającej można dokonywać analiz znacznie szybciej i bardziej szczegółowo.

Jak zoptymalizować święta – lekcje z biznesowej codzienności

Święta to czas, który kojarzy się z rodzinnym ciepłem, odpoczynkiem i magią – ale dla wielu z nas także z chaosem, stresem i długimi listami rzeczy do zrobienia. Zaskakujące, jak wiele możemy nauczyć się o świątecznej organizacji, analizując procesy optymalizacyjne, które stosujemy w firmach.

Oto kilka wskazówek, jak usprawnić święta, inspirowanych praktykami biznesowymi:

1. Planowanie to podstawa – jak w ERP

W firmach korzystamy z systemów ERP, które pozwalają nam kontrolować procesy od zaopatrzenia po sprzedaż. Dlaczego nie zastosować tego samego podejścia do organizacji świąt?

Stwórz harmonogram przygotowań: co kupić, kiedy upiec ciasta, kto jest odpowiedzialny za dekoracje.
Użyj aplikacji do zarządzania zadaniami, takich jak Trello czy Notion, aby podzielić zadania między członków rodziny.

2. Priorytetyzacja zadań – jak w projektach IT

W firmach stosujemy metodologię Agile, by skupić się na najważniejszych zadaniach. W święta też warto zastanowić się, co jest kluczowe.

Zamiast 12 dań zrób 6, ale takie, które wszyscy uwielbiają.
Zamiast sprzątać każdy zakamarek domu, skup się na tych miejscach, które naprawdę są używane.

3. Automatyzacja i outsourcing

W biznesie automatyzacja i delegowanie zadań oszczędza czas i zasoby. W święta możesz:

Zamówić część potraw zamiast gotować wszystko samodzielnie.
Skorzystać z usług online do kupna prezentów i dekoracji.
Zaangażować dzieci w prostsze zadania, takie jak układanie ozdób.

4. Budżet i analiza danych

Każda firma dba o koszty, analizując ROI (zwrot z inwestycji). Podobnie w święta:

Ustal budżet na prezenty, jedzenie i dekoracje, by nie martwić się finansami w styczniu.
Oceń, co w poprzednich latach było niepotrzebnym wydatkiem (czy ktoś naprawdę pamiętał o tym dodatkowym stroiku?).

5. Feedback i ciągłe doskonalenie

W firmach zawsze analizujemy projekty po ich zakończeniu, by wyciągnąć wnioski na przyszłość. Po świętach możesz zrobić to samo:

Zastanów się, co się sprawdziło, a co było źródłem stresu.
Porozmawiaj z bliskimi, co im się podobało i jak można coś poprawić.

Święta jak dobrze zarządzany projekt

Optymalizacja nie oznacza pozbawienia świąt ich magii – wręcz przeciwnie. Dzięki świadomemu zarządzaniu czasem, zadaniami i zasobami możesz stworzyć przestrzeń na to, co najważniejsze: chwilę spędzone z rodziną, wspólny śmiech i odpoczynek.

Tak jak w biznesie technologia wspiera człowieka, tak w święta organizacja wspiera radość. W końcu zarówno w firmie, jak i w życiu osobistym, najważniejsze są relacje i wspólne chwile. 🎄✨